Reuniones de equipo que valen lo que cuestan
Una reunión de seis personas durante una hora cuesta seis horas de equipo. Con ese precio, cada una tiene que responder una pregunta que no se pueda responder por escrito; las que no lo hacen se acortan o se eliminan.
La queja sobre las reuniones es universal y la solución que se intenta casi siempre es la equivocada: hacerlas más cortas. Una reunión inútil de veinte minutos sigue siendo inútil, y encima interrumpe la mañana de todos.
La pregunta correcta es otra: ¿qué decisión o qué información sale de acá que no podría salir de un mensaje? Si no hay respuesta, la reunión sobra por más ágil que sea el nombre que tenga.
El precio real
| Reunión | Costo directo | Costo escondido |
|---|---|---|
| 6 personas, 1 hora | 6 horas de equipo | Dos bloques de concentración partidos en cada agenda |
| 6 personas, 15 minutos, todos los días | 7,5 horas por semana | Una interrupción diaria a la misma hora |
| Reunión que podía ser un mensaje | Todo lo anterior | Enseña que el tiempo del equipo no vale nada |
Las cuatro típicas, arregladas
| Reunión | Cómo se degrada | Cómo se arregla |
|---|---|---|
| Daily | Cada persona informa qué hizo ayer | Se mira el tablero, no a las personas: qué está trabado, qué lleva días sin moverse |
| Planificación | Se llena la capacidad hasta el tope con tareas | Se acuerda un objetivo del período y qué queda afuera; el detalle se resuelve después |
| Revisión | Se presentan transparencias con el avance | Se muestra funcionando, y viene alguien que lo va a usar |
| Retrospectiva | Se listan diez problemas y no cambia nada | Sale una acción, con dueño y fecha, y se revisa en la siguiente |
Antes de seguir, predecí
La retrospectiva, que es la que más rinde
Es el único momento donde un equipo puede cambiar cómo trabaja, y la primera que se cancela cuando hay poco tiempo. Vale protegerla.
Una retrospectiva que produce algo
- Empezá por los datos, no por las sensaciones. Qué se terminó, qué se atrasó, cuántos incidentes hubo. Discutir sobre hechos evita que gane quien habla más fuerte.
- Que hable todo el mundo antes de discutir. Una ronda corta, o notas escritas en silencio y después se agrupan. Si se abre el debate directo, opinan siempre los mismos dos.
- Elegí un tema, el que más duele. No cinco.
- Buscá la causa en el sistema, no en las personas. «Nos atrasamos porque las revisiones tardan dos días» lleva a algo; «nos atrasamos porque fulano tardó» no.
- Una acción, con dueño y fecha. Y se revisa al empezar la próxima: eso solo mejora la tasa de cumplimiento muchísimo.
Cómo se sacan reuniones
El procedimiento
- Listá las reuniones fijas del equipo y su costo semanal en horas de equipo. El número suele sorprender.
- Para cada una, escribí qué decisión produce. Las que no producen ninguna son candidatas.
- Probá cancelar una durante dos semanas. Si nadie la extraña, ya está. Es más rápido que discutirlo.
- Convertí las de informar en un mensaje escrito. Con la ventaja de que lo lee también quien no estaba.
- Protegé bloques sin reuniones. Media jornada, dos veces por semana, sin nada agendado. Vale más que acortar todas las reuniones un 20 %.
La agenda de una semana
Las reuniones fijas de un equipo de seis personas. Todas tienen nombre y todas parecen razonables.
Cierre
Autoevaluación
¿Lo entendiste?
Práctica