Facturar, cobrar desde el exterior y ordenar los impuestos
La parte administrativa de trabajar por cuenta propia se aprende mal y tarde: casi siempre después del primer susto. Qué conviene tener resuelto desde el primer cliente, y qué preguntas hacerle a quien te lleve la contabilidad.
Para este tema conviene tener claro:Freelance, contractor o relación de dependencia: qué se gana y qué se pierde
La parte incómoda de trabajar por cuenta propia no es programar sin jefe: es que a fin de mes hay que emitir una factura, y a fin de año hay que poder explicar de dónde salió cada peso que entró. Eso no se improvisa el día que aparece el primer cliente del exterior.
Nada de lo que sigue reemplaza a quien te lleve la contabilidad: las reglas cambian seguido y dependen de tu situación. Lo que sí se puede tener claro es qué decisiones existen, qué preguntas hacer y qué papeles guardar desde el primer día.
Las cuatro decisiones del arranque
| Decisión | De qué depende | Qué pasa si se posterga |
|---|---|---|
| Bajo qué figura facturás | Cuánto vas a facturar por año y si tenés empleados o socios | Facturás tarde o mal, y regularizar después cuesta plata |
| Quién te lleva la contabilidad | Si tenés clientes del exterior o sólo locales | Te enterás de los vencimientos cuando ya vencieron |
| Cómo cobrás del exterior | El país del cliente y qué medios acepta | Perdés de 3 % a 10 % en comisiones y tipos de cambio |
| Cómo llevás las cuentas | Cuántos clientes y cuántos gastos tenés | No sabés si ganás plata hasta que es tarde para corregir |
Cobrar de afuera
Un cliente del exterior paga en su moneda y por el medio que le resulta cómodo; entre eso y tu cuenta hay comisiones, tipos de cambio y requisitos formales.
Qué mirar en cada cobro
- Quién paga la comisión. Que esté escrito en el contrato: la diferencia entre «neto en tu cuenta» y «enviado» puede ser varios puntos.
- Qué tipo de cambio se aplica. No es el mismo el del medio de pago que el que corresponde liquidar; la diferencia se nota a fin de año.
- Qué papel respalda el cobro. Factura de exportación de servicios, comprobante de la transferencia y el contrato. Los tres, guardados juntos y por cliente.
- Si hay retenciones del otro país. Algunos clientes retienen impuestos en origen; a veces hay convenios que lo evitan presentando un certificado de residencia fiscal.
- Cuánto tarda en acreditarse. Sumalo al plazo de pago del contrato: «a 30 días» con un medio que tarda diez es a 40.
- Qué pasa si el medio deja de funcionar. Tené un segundo camino acordado de antemano, con el cliente enterado.
Guardar antes de gastar
El error de plata más caro del primer año no es cobrar poco: es gastar como si lo facturado fuera tuyo. Una parte no lo es.
Cómo se reparte cada cobro, el mismo día que entra
- Impuestos y aportes. Separalo apenas entra, a otra cuenta. La proporción te la dice tu contador; lo que no funciona es calcularla en marzo.
- Vacaciones y aguinaldo. El equivalente a lo que en un empleo estaba incluido: si no lo separás, nunca te tomás vacaciones.
- Colchón de meses flojos. Hasta llegar a tres o seis meses de gastos, y después se mantiene.
- Gastos del oficio. Herramientas, servicios, formación, equipamiento.
- Lo que queda es tu sueldo. Y conviene pagártelo como un sueldo: el mismo día, el mismo monto, aunque el mes haya sido bueno.
Antes de seguir, predecí
Qué preguntarle a quien te lleve la contabilidad
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Qué figura me conviene por lo que espero facturar? | Define costo fijo mensual, topes y qué pasa si los superás |
| ¿Qué pasa el mes que me pase del tope? | Suele haber plazos y consecuencias que conviene conocer antes |
| ¿Cómo se factura un servicio al exterior? | Es un comprobante distinto y tiene su propio tratamiento |
| ¿Qué gastos puedo computar? | Equipamiento, servicios y formación pueden cambiar la cuenta |
| ¿Qué papeles guardo y por cuánto tiempo? | La respuesta suele ser «más de lo que pensabas» |
| ¿Cuáles son mis vencimientos y quién los presenta? | Que quede claro qué hace cada uno evita la multa por olvido |
| ¿Cómo se declara lo cobrado en otra moneda? | El tipo de cambio aplicable no siempre es el del cobro |
El primer cobro del exterior
Escenario · 1 decisión como mínimo
Un cliente de afuera te ofrece 3.000 por mes
Acordaron 3.000 por mes por un contrato de seis meses. Te preguntan cómo querés cobrar. ¿Qué contestás?
El primer pago llega: en tu cuenta hay bastante menos de 3.000.
DesenlaceComisiones del medio, diferencia de cambio y, según el caso, una retención en origen. Ninguna era evitable a esa altura: se evitaban en la frase del contrato que nadie escribió.
A los tres meses necesitás mostrar ingresos para un trámite.
DesenlaceNo hay factura, no hay respaldo y el dinero entró en una cuenta ajena. Lo que se ahorró en trámite se paga en no poder demostrar nada, y regularizarlo después es caro.
El cliente acepta. Antes del primer pago te avisa que su país retiene un porcentaje de impuestos en origen. ¿Qué hacés?
Cobrás seis meses con la retención aplicada.
DesenlacePuede haber sido evitable con un certificado, o computable como pago a cuenta. En cualquiera de los dos casos, era una pregunta de diez minutos antes del primer pago.
Con el certificado, la retención no se aplica. Llega el primer pago completo. ¿Qué hacés con la plata?
Llega el vencimiento trimestral y la plata no está.
DesenlaceEl clásico del primer año: se facturó bien todo el trimestre y falta para pagar los impuestos de ese trimestre. Lo que faltaba no era ingreso, era separar el día que entraba.
Repetís el reparto seis meses. El contrato no se renueva.
DesenlaceTenés tres meses de gastos en el colchón y los impuestos al día, así que la búsqueda del próximo cliente se hace sin apuro — y sin apuro es como se consiguen los buenos.
Las tres decisiones del escenario —monto neto, convenio y reparto del cobro— se toman antes del primer pago y valen más que cualquier negociación de tarifa.
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